Según investigación del centro de estudios TrenDigital UC:

La llegada de estas tecnologías a los celulares supone un nuevo desafío para las empresas. La forma de concertar citas y de comunicarse entre los mismos empleados ha cambiado, y si bien el uso de medios digitales afecta la productividad, a veces también la favorece.

Por María de los Ángeles Pattillo.

Las cifras son demoledoras. Según un estudio del think tank de la UC TrenDigital, más de la mitad de los trabajadores revisa sus correos electrónicos en sus celulares (55%) o tienen conversaciones de WhatsApp (54%) durante las reuniones de trabajo, mientras que un 32% reconoce que navega también por internet en esas instancias. Para el psicólogo laboral y profesor de la Escuela de Negocios de la UAI Eduardo Barros, estas cifras son un síntoma de que actualmente se está usando mal la tecnología en ámbitos laborales. «No hemos alcanzado a distinguir las conductas que son más apropiadas para el trabajo», dice. Y agrega que el hecho de revisar el celular mientras otro está conduciendo una reunión es un mensaje claramente negativo: «Quien lleva la reunión se siente mal. Cuando la gente mira su celular no quiere faltarle el respeto al otro, pero lo hace», afirma.

Para Regina Funk, psicóloga laboral de la UC, estas conductas tienen mucho que ver con el sentido detrás de dichas asambleas. «Las empresas hacen reuniones para todo, donde no hay acta, no se toman decisiones, son eternas y la gente no entiende la razón por la que está ahí. Hay que dejar claro qué es lo que se espera de esa persona y de la reunión en sí para evitar estas conductas».

Sin embargo, el uso indiscriminado de WhatsApp en reuniones no es el único «vicio» con el que deben lidiar actualmente las empresas. Daniel Halpern, académico e investigador de TrenDigital, destaca que hay varias malas prácticas que se debieran protocolizar. Por ejemplo, cuando es importante lo que se tiene que decir o si se prevé un conflicto, no se debiera usar este mecanismo, sino llamar o tener una conversación personal. «La gente opta por este medio porque es más fácil, pero no siempre es la mejor elección. Si quiero lograr cercanía con alguien, lo más potente sigue siendo la conversación cara a cara», dice Barros.

Otro problema es el contenido que se genera por medio de la herramienta. «En algunas empresas están desesperados porque hay grupos de trabajo de WhatsApp donde se incluyen gerentes y superiores, y si alguien hace un comentario, el afectado se siente mal, como que fue acusado, y se genera un problema. Esto pasa porque no hay protocolos», indica Halpern.

Redes sociales mejoran también productividad

Más del 60% de los trabajadores revisa su Facebook por motivos no laborales durante su horario de trabajo, y sobre el 30% ve su Twitter. «La gente se lleva mucho trabajo para su casa, entonces se siente con la libertad de hacer cosas personales en la oficina. Lo que debiera pasar es hacer el trabajo más eficiente para no tener que llevarlo a la casa», explica Halpern.

En todo caso, para el economista Víctor Martínez, profesor e investigador del Centro de Investigación de la Empresa de la Facultad de Economía y Negocios de la UDD, las redes sociales son una buena fórmula para que la gente se distraiga y finalmente pueda ser más productiva. «Una persona que es capaz de distraerse cada 45 minutos va a producir más durante el día que quien no logra hacerlo. Que alguien revise 15 minutos Facebook es mejor a que todo el equipo baje al primer piso a fumar. Es una forma de descanso más ordenada», indica.

Halpern destaca igualmente que estas plataformas, aunque fueron desarrolladas para un uso personal, se están incorporando como herramientas de trabajo. Según datos de TrenDigital, el 76% de los trabajadores considera a WhatsApp como un medio efectivo para comunicarse con otros en el trabajo. El 33% valora de igual forma a Facebook y el 20% a Twitter. «Las redes sociales tienen un impacto en la productividad de las empresas porque generan sinergia y ahorro de tiempo. Estimulan el trabajo colaborativo en la medida que haya una cultura en la firma que lo promueva», dice Juan Luis Núñez, gerente general de Fundación País Digital.

En ese contexto, las redes sociales corporativas aparecen como otra herramienta laboral. Para Tomás Fernández, uno de los creadores de la red Alma Suite -que tiene 20 empresas usando su sistema-, la ventaja de estas plataformas es el orden. «Cuando usas WhatsApp o un e-mail para generar una conversación va a quedar de forma desestructurada, no hay un módulo especialmente diseñado para administrar tareas», señala.

Pero mientras las redes sociales «tradicionales» tienen un uso expandido en la mayor parte de las empresas, para un buen aprovechamiento de las versiones corporativas las compañías deben hacer un esfuerzo. «Los líderes deben fomentar el uso de estas plataformas, cuya ventaja es que permite hacer visibles distintas informaciones para toda la organización, lo que aumenta la colaboración de todos los equipos», agrega Halpern.

Trabajadores pierden hasta 10 minutos por hora por revisar e-mail

De las tecnologías que están dando que hablar, el e-mail es el con mayor penetración. Según datos de TrenDigital, el 97% de los empleados encuentra efectivo el uso de esta herramienta en el trabajo. En el mismo estudio se destaca que más del 60% de las personas recibe sobre 10 correos electrónicos por día, y en el caso de los trabajadores del sector privado, el 16% recibe más de 50.

«Hay una falta de educación digital, por ejemplo, las personas no tienen horarios asignados para revisar los e-mails y están en todo momento pendientes. Su correo marca la agenda», advierte Halpern.

Según TrenDigital, más del 70% de los trabajadores revisa cada media hora su e-mail . Además, el 48% de ellos demora al menos entre tres y cinco minutos en volver a concentrarse después de ver su correo. Es decir, en cada hora de trabajo, tardan entre seis y diez minutos para volver a enfocarse en lo que estaban haciendo antes.

Los tiempos dedicados para revisar el correo tienen más fallos, y quizás el más importante es su falta de límites, cree Regina Funk: «No hay demarcaciones y algunas empresas envían correos sábado y domingo. Cuando estás hiperconectado, estás diciendo que es más importante el trabajo que la familia».

Barros agrega que es poco recomendable que la primera tarea del día sea revisar el correo electrónico: «Se debiera comenzar con lo pendiente y relevante del día anterior y luego con lo relevante de ese día. Si se parte con el e-mail , casi por definición van a hacer cosas distintas a las más importantes; van a responder a lo que es contingente».

Otro problema grave que se identifica con el uso de este es la falta de normas de cortesía básica (saludo y despedida), asuntos demasiado extensos, correos no personalizados y sin responsables, reenvíos sin contexto alguno, inclusión de terceros sin explicar las razones de por qué se agrega a la conversación. «El mail lleva 20 años siendo usado en las oficinas de forma frecuente. Van dos décadas, pero la gente comete los mismos errores», critica Barros.

Empresas deberán establecer protocolos internos para el buen uso de la era digital
Para el economista de la UDD Víctor Martínez, la mejora de la productividad pasa por cómo las personas se acercan a las tecnologías: «Para poder aprovechar bien sus potencialidades, la clave es la educación, cómo se eleva el capital humano y cómo se le dirige a este mundo en que la tecnología llegó para quedarse».

Juan Luis Núñez, gerente general de Fundación País Digital, concuerda con que el principal desafío de las compañías es el cambio en la cultura. «El trabajador debe tomar conciencia de que el uso de redes sociales y de tecnologías es una herramienta de trabajo muy útil, pero a la que hay que poner ciertos límites».

En ese contexto, los protocolos los considera verdaderos catalizadores de este cambio de cultura. «En ellos se pueden indicar sugerencias de buenas prácticas, ciertas reglas de buena convivencia, como no denunciar problemas por grupos abiertos o definir ciertas reuniones sin uso de celulares», agrega Núñez.

Daniel Halpern indica que en TrenDigital varias empresas del área del retail se han acercado para pedir asesoría en estos protocolos. «En el futuro va a haber una autorregulación, pues las compañías están tomando conciencia de este tema, donde tiene que haber una metodología y donde las empresas van a tener que ceder, por ejemplo, dejando al menos cinco minutos para que los trabajadores revisen sus celulares en una reunión», concluye el académico.