Trabajar como una especie de pulpo laboral pasó de ser una valorada habilidad a una amenaza. ¿Qué tiene de malo enfocarse en muchas cosas al mismo tiempo? Estudios y especialistas en productividad lo analizan.
El multitasking es quizá uno de los mayores signos de esta época, una en la cual nuestro cerebro se ha tenido que adaptar, un poco por gusto y bastante por obligación, a prestar atención a varias cosas al mismo tiempo y un mismo lugar. Por ejemplo frente a un computador, donde se puede —o se debe, a veces— tener varias ventanas simultáneamente, cada una con cosas que no tienen que ver con la otra. Y para qué hablar del combo computador + celular.
Solamente WhatsApp, si nos ponemos aún más específicos, es en sí misma una plataforma multitarea. ¿O nunca te has visto respondiendo conversaciones de trabajo, de apoderados, de la pichanga, de las amigas y de la familia casi simultáneamente, cambiando el tono y tema de la conversación a toda velocidad y de manera automática?
Hace no muchos años, explica Xiomara Polywoda, psicóloga de la Mutual de Seguridad y especialista en riesgos laborales psicosociales, se comenzó a considerar que ser multitarea era un valor agregado en el trabajo.
“El concepto proviene del mundo de la tecnología, cuando comenzaron a masificarse los computadores que permiten realizar varias tareas al mismo tiempo. Con el tiempo, se traspasó al mundo del trabajo, donde se le empezó a exigir a las personas la capacidad de realizar distintas actividades de forma simultánea, con rapidez y eficacia”.
Por entonces, agrega Polywoda, era común escuchar que ser multitasking permitía tener un mejor rendimiento en poco tiempo, lo que además mejoraba la reacción a tareas complicadas. “Esto, se suponía, llevaría a una mayor productividad y calidad del trabajo, al reducir los tiempos muertos”, dice.
Pero hubo un problema. “Rápidamente, el multitasking pasó a ser una amenaza para la salud de las personas”, dice. Los factores son tan múltiples como las tareas que había que hacer, pero el principal es que “el cerebro humano no está programado para asimilar dos o más tareas al mismo tiempo”.
Para sobrevivir en estado salvaje, muchos animales deben funcionar en modo multitarea: buscar comida a diario mientras alimentan a sus crías al mismo tiempo que se mantienen alerta de sus depredadores. Algo de lo que los humanos fuimos escapando a medida que evolucionábamos hacia sociedades más complejas, en las cuales podíamos darnos el lujo de concentrarnos en una sola tarea sin distracciones y por mucho tiempo.
Pero en las últimas décadas es como si hubiésemos vuelto atrás. Entre la tecnología y la avalancha de informaciones, cada vez nos acechan más distracciones a las que hay que responder. El teléfono no para de vibrar, los mails no dejan de llegar, un meme chistoso por aquí, mucho trabajo por allá y de repente se hace imposible concentrarse por más de veinte minutos en una exclusiva tarea.
De hecho, la más reciente versión del Índice de Tendencia Laboral que elabora Microsoft WorkLab muestra que el 64% de las personas encuestadas en el mundo no tiene el tiempo y la energía para hacer bien sus tareas debido a la “sobrecarga digital de correos electrónicos, mensajes o reuniones virtuales”.
Algunas de las repercusiones del multitasking, advierte Polywoda, son el estrés —el permanente estado de alerta aumenta el cortisol—, los cambios en el metabolismo, ciclos de sueño irregulares, problemas de memoria y, a largo plazo, un mayor riesgo a generar enfermedades cardiovasculares, musculoesqueléticas y de salud mental.
Según Soledad Morel, directora de Recursos Humanos en Adecco Chile, son varias las razones por las cuales el multitasking pasó de ser “valorado” a ser “considerada una amenaza o un peligro”. Entre ellas están:
- Disminución de la productividad: “Diversos estudios —como este de la Universidad de Utah— han demostrado que cuando intentamos realizar múltiples tareas al mismo tiempo, en realidad estamos alternando nuestra atención entre ellas. Eso lleva a una disminución en la eficiencia de nuestro trabajo”.
- Provoca mayor estrés y agotamiento: “Al intentar hacer demasiadas cosas a la vez, aumentan los niveles de estrés, ya que el cerebro se ve sometido a una sobrecarga cognitiva. El estrés crónico puede tener un impacto negativo en la salud mental y física, disminuyendo la satisfacción laboral y la motivación, y contribuyendo al agotamiento”.
- Disminuye la calidad del trabajo: “Cuando dividimos nuestra atención entre varias tareas, es más probable que cometamos errores y pasemos por alto detalles importantes, lo que puede afectar negativamente en nuestro desempeño y la reputación de la empresa”.
El problema, aporta Nuria Pedrals, psicóloga especialista en recursos humanos y coordinadora del Programa de Bienestar y Liderazgo de la Facultad de Medicina UC, es que el cerebro “se acostumbra a estar saltando y se le dificulta focalizar. La mente está en mil lugares, pero en ninguno con atención plena”. Esto, advierte, aumenta la posibilidad de equivocarse, porque “olvidamos aspectos relevantes de las tareas que debemos hacer”.
Pero antes de cerrar todas las pestañas que tienes abiertas, poner el teléfono en no molestar y desconectar tu computador de internet, escucha la otra versión. La de quienes sí consideran que el multitasking puede ser una virtud.
“Hay que ser cuidadosos con el juicio de valor hacia el multitasking”, dice Tomás Valles, director de People & Partners, consultora experta en empleabilidad y desarrollo de liderazgo.
Valles opina que gestionar diferentes tareas o temas al mismo tiempo no necesariamente es algo malo. Que su valor, como fortaleza o debilidad, siempre dependerá del contexto.
“De cierta manera, desde las diferentes dimensiones de la vida y la velocidad e intensidad con que funcionamos diariamente, hoy todas las personas somos multitarea”, señala.
Morel también reconoce algunos escenarios en los que el multitasking puede ser beneficioso. “Por ejemplo, en tareas automatizadas o rutinarias que requieren poca atención consciente, como escuchar música mientras se realiza una tarea sencilla, o responder correos electrónicos de rutina mientras se espera que se complete una descarga de archivos”.
En ese tipo de casos, ahonda, alternar entre diferentes tareas puede ser beneficioso para mantener la motivación y la concentración. “Trabajar en un proyecto durante un período de tiempo definido y luego cambiar a otra tarea para evitar el estancamiento o la fatiga mental es buena idea”.
Para Valles, ser una persona multitarea es una habilidad blanda muy requerida en este nuevo ecosistema laboral, donde muchas áreas de las organizaciones o empresas “comienzan a fusionarse, intentando optimizar temáticas o desafíos, y de esta forma simplificar estructuras y procesos”. En esos casos, tener la cabeza en varios lados a la vez puede ser beneficioso.
“Es una amenaza o peligro cuando no logramos organizar o gestionar bien el tiempo, o comenzamos a abusar de esta habilidad y a usarla de forma persistente, todo el tiempo, como si fuera la única dinámica de trabajo o de vida”, afirma. Ahí es cuando el riesgo de burnout, o de fundirse ante las exigencias, es inminente.
La clave, cree Valles, está en saber conjugar los ritmos y formas de hacer las cosas. “Para algunos temas, el foco y la concentración pueden ser igual de valiosos que la capacidad de gestionar muchos temas al mismo tiempo”, explica.
Ser multitasking tampoco se trata de asumir muchos desafíos o estar atento a todo sin mayor responsabilidad. Al contrario, “hay que tener un alto sentido de adaptabilidad y aceptación de que algunas cosas quizá no salgan tal como esperamos”, dice. “Es una habilidad que requiere alta capacidad de adaptación y manejo de expectativas o frustración”, enfatiza.
Xiomara Polywoda cree que hay otro escenario en el cual el multitasking efectivamente es recomendable: “Cuando existe claridad de los roles y responsabilidades de las personas, junto con tiempos suficientes y reales para llevar a cabo lo solicitado, sumado a que sean tareas más sencillas con menos repercusiones en caso de fallar”. O sea, un mundo ideal no muy común en los lugares de trabajo.
Pero que no sea lo normal no significa que no se pueda llegar a esa dinámica más equilibrada. “Esto se puede potenciar en equipos de trabajo con multitareas, donde cada integrante puede focalizarse en algo en particular y luego juntar todo lo realizado por el equipo”. Ahí seguramente mejorará la eficiencia y eficacia, “siempre y cuando se permita compartir los aprendizajes para que a futuro se pueda responder más rápido y de mejor manera a esas tareas”.
Hay momentos y escenarios en los cuales ponerse en modo multitarea puede ser beneficioso, pero Soledad Morel enfatiza en saber diferenciarlos de aquellos que requieren de atención plena.
“Esto es especialmente cierto para actividades complejas que requieren un pensamiento profundo, resolución de problemas o toma de decisiones importantes. Al darle toda la atención a una sola tarea, se mejora la calidad y la eficiencia de la ejecución”, dice.
Lo mismo sucede cuando hay tareas con plazos específicos o prioridades claras: “Es preferible enfocarse en una a la vez, para asegurarse de que se completen de manera oportuna y se cumplan los objetivos establecidos. Así se evitan retrasos y se garantiza una atención adecuada a cada una”.
Los trabajos que implican creatividad, como escribir, diseñar o desarrollar ideas, a menudo también requieren de un estado de flujo mental, que se logra al sumergirse por completo en esa tarea, sin interrupciones ni distracciones”.
“En todos los escenarios es importante la concentración y lograr culminar o terminar con éxito lo que uno empezó”, aclara Tomás Valles. “En aquellos temas que requieren más profundidad, pensamiento o estrategia es mejor enfocarse; para temas más operativos o tareas funcionales, es posible ir conjugando o alternando la atención en diferentes cosas”, dice.
Xiomara Polywoda hace una recomendación que cataloga de fundamental: “Siempre generar una lista de tareas según la prioridad —anotada idealmente en un cuaderno o agenda— y generar grupos de tareas similares. Eso permite comenzar y terminar lo solicitado, para avanzar y no generar ansiedad por tener muchas cosas pendientes”.
Si llegaste hasta acá es porque fuiste capaz de mantener el foco en una sola cosa por un par de minutos. ¡Felicidades! Ahora puedes revisar los veinticinco mensajes pendientes en WhatsApp, los cinco correos que te llegaron y revisar cuánta gente reaccionó a tu historia en Instagram.